Privatlivspolitik

Privatlivspolitik

for

Salsa Latina

Senest opdateret 20. maj 2018

 

 

Salsa Latinas dataansvar:

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Salsa Latina er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Formand Iben Blum

Adresse: C/O Dr. Margrethesvej 22, 2. th, 4000 Roskilde

CVR: 31544696

Telefonnr.: 29 66 33 07

Mail: iben@salsalatina.dk

Website: www.salsalatina.dk

 

Behandling af personoplysninger:

 

Vi behandler følgende personoplysninger:

 

1) Medlemsoplysninger:

- Almindelige personoplysninger:

  • Ved indmeldelse afgives følgende obligatoriske registrerings- og kontaktoplysninger: køn, navn, adresse, e-mail, fødselsdato, oprettelsesår
  • Derudover har man valgfrit mulighed for at oplyse telefonnummer, dansepartner

 

2) Oplysninger om instruktører:

- Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Instruktørvideoer

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • CPR-nummer

 

Her indsamler vi oplysninger fra:

Vi har kun de personoplysninger, som du selv har afgivet.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav

 

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

 

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens andre aktiviteter herunder planlægning og gennemførelse af hold, events og workshops
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Administration af din relation til os
  • Markedsføring af vores aktiviteter. Her tænkes på situationsbilleder, som ikke kræver samtykke
  • Brug af portrætbilleder / videoer efter samtykke til fx instruktionsvideoer

 

2) Formål med behandling af oplysninger på instruktører:

  • Håndtering af instruktørers hverv og pligter i foreningen
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

 

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser:

 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktiviteter, herunder udfærdigelse af holdlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til general-forsamling.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller situation i foreningen. Disse anvendes på Salsa Latinas webside og sociale medier.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i 3 år efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

 

Samtykke:

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke. Du kan til enhver tid trække det tilbage, ved at give os besked om det.

 

1) Situationsbilleder:

Situationsbilleder kan offentliggøres uden samtykke iht. persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 7. Situationsbilleder defineres i denne sammenhæng som billeder, hvor en aktivitet eller en situation er det egentlige formål med billedet. Det kunne fx. være deltagere i en workshop, instruktionsvideo eller medlemsfest.

Salsa Latina gør ved indmeldelsen opmærksom på, at vi tager situationsbilleder af vores aktiviteter, og man er som medlem selv er ansvarlig for at gøre opmærksom på, at man ikke ønsker at være med på situationsbilleder. Medlemmet kan til enhver tid bede Salsa Latina om, at slette et ønsket billede.

 

2) Portrætbilleder:

 

Derimod kræver det et samtykke, at offentliggøre portrætbilleder, hvor formålet er at afbillede en eller flere bestemte personer fx. portrætbilleder af vores instruktører og bestyrelsesmedlemmer.

 

3) Håndtering af samtykke

  • Salsa Latina indhenter samtykke forud for publicering/offentliggørelse af portrætfoto/video. Se samtykkeskema her.
  • Samtykke uploades til Conventus arkivmappe og slettes alle andre steder
  • Samtykke udløber efter 12 måneder. Salsa Latina er ansvarlig for indhentning af nyt samtykke, såfremt foto og videoerne fortsat skal anvendes.
  • Tilbagekald af samtykke: Et medlem eller instruktør kan til enhver tid tilbagekalde sit samtykke. Dette kan gøres såvel mundtligt som skriftligt. Ved tilbagekaldelse af samtykke, sikrer Salsa Latina, at billede/video fjernes straks fra relevante medier samt i mappe på Conventus. Salsa Latina opbevarer dokumentation for tilbagekald af samtykke sammen med oprindeligt samtykke. Udløbne samtykke opbevares i 5 år til dokumentation af, hvad der er aftalt med medlemmet i tilfælde af en tvist efterfølgende.

 

Opbevaring af dine personoplysninger:

Medlemsdata, tilmeldinger til aktiviteter, holdlister mv. opbevares sikkert hos Conventus, som er et dansk udviklet og ejet produkt, beregnet til foreningsadministration. Salsa Latina er dataansvarlig og databehandler, mens Conventus alene er databehandler. Stamdata i Conventus indeholder kun almindelige personoplysninger og sikkerhedsforanstaltningerne er indrettet efter dette. Det er ikke tilladt at opbevare personfølsomme oplysninger i Conventus.

Der foreligger en underskrevet databehandleraftale med Conventus

Billeder og videoer uploades til Salsa Latinas webside og sociale medier. Herefter slettes de på private drev, kameraer og mobile devices.

 

Videregivelse af dine personoplysninger:

I forbindelse med holdoprettelse videregiver vi dit navn og telefonnummer til holdledere, samt andre deltager på det pågældende hold.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

 

Sletning af dine personoplysninger:

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som lønnet instruktør:

 

1) Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Publicerede billeder og videoer slettes på Salsa Latinas webside og sociale medier ved udløb af samtykke, tilbagekald af samtykke eller ved henvendelse fra medlem.

 

2) Lønnede instruktører:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder fx lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder:

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger.
  • Retten til berigtigelse.
  • Retten til sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling.
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
  • Retten til indsigelse.

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på denne side.

 

Hvis du fx. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken:

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

Privatlivspolitikken er udarbejdet af Salsa Latina.

1. udgave, maj 2018.

 

Salsa Latina c/o Iben Blum, . Tlf.: 29663307 CVR 31544696